Donațiile reprezintă o sursă de completare curentă și retrospectivă a colecțiilor. Acestea pot fi făcute de persoane fizice (autori, colecționari etc.) sau juridice (edituri, tipografii, societăți comerciale etc.) și diferă ca tip de document (cărți, periodice, albume, manuscrise, hrisoave, materiale audio-video, fotografii sau orice alt tip de document conform Legii Bibliotecilor 334 / 31 mai 2002, republicată / Secțiunea F, cap. 3, art. 39).
Biblioteca Județeană „V. Voiculescu” Buzău primește documente sub formă de donație în următoarele condiții:
* Titlurile donate nu există în colecțiile bibliotecii.
* Publicațiile deja existente în bibliotecă, vor fi acceptate doar dacă sunt foarte solicitate de utilizatorii noștri.
* Publicațiile vor fi acceptate în condițiile în care sunt prevăzute în Planul anual de dezvoltare a colecțiilor.
* Se vor accepta publicații care sunt relevante pentru instituție și care nu sunt deteriorate fizic sau depășite moral (cu excepția documentelor de colecții speciale).
* În cazul publicațiilor seriale acestea vor fi acceptate doar dacă sunt constituite în serie completă de apariție, iar în cazul în care colecția bibliotecii este incompletă vor fi acceptate doar acele documente care întregesc seria.
Biblioteca îşi rezervă dreptul de a selecta dintre publicațiile donate pe cele de care are nevoie și de a distribui restul titlurilor acolo unde sunt necesare (de cele mai multe ori sunt oferite pe bază de borderouri altor biblioteci publice – municipale, orășenești și comunale).
Selecția, destinația publicațiilor donate și statutul acestora este stabilit de Comisia de Achiziții a Documentelor de Bibliotecă, numită de conducătorul instituției.
Elementul principal care decide acceptarea unei donații îl constituie valoarea acesteia, adică se ține cont de importanța informației conținute, noutate, unicitate, calitatea deosebită a hârtiei, prestigiul editurii, autografe etc.
O categorie aparte de donații o constituie donațiile testamentare, care se fac pe cale juridică, de către personalități locale, ale lumii științifice și universitare, scriitori etc. Aceste donații sunt acceptate fără restricții, deoarece sporesc valoarea și prestigiul colecțiilor oricărei biblioteci.
Procedura între donator și donatar este următoarea: donatorul întocmește o scrisoare de donație (poate fi descărcată la sfârşitul acestei pagini sau procurată de la sediul acesteia – Punct de înscriere utilizatori) care conține și lista publicațiilor care fac obiectul donației, iar donatarul întocmește actul de donație redactat în 2 exemplare, cu același conținut, câte unul pentru fiecare parte. În situații excepționale (ex: când donatorul nu este din județul Buzău și sosește inopinat cu publicațiile ori acestea sunt aduse de terțe persoane), dacă acestea nu sunt aduse cu act însoțitor din partea donatorului, bibliotecarul responsabil cu această sursă de creștere a colecțiilor va întocmi un „Borderou de donație” cu următoarele rubrici: autor, titlu, loc de apariție, editură, an, număr de exemplare, preț unitar și valoarea totală a fiecărui titlu. Acest act va fi semnat de bibliotecar, iar dacă este posibil, și de către donator.
Valoarea documentelor donate este stabilită de către Comisia de Achiziții documente de bibliotecă prin evaluarea fiecărui volum de bibliotecă în parte, urmărind o serie de criterii ca: tipul documentului, descrierea bibliografică, valoarea bibliofilă, existentul în colecțiile bibliotecii, datele editoriale, valoarea și noutatea informației, tipul de suport material pe care sunt editate. Creșterea prețurilor pe piața de carte (datorată inflației, a schimbului valutar ori a politicii editurilor) impune modificarea permanentă a prețului acestor categorii de publicații, preț ce poate fi foarte diferit de la un an la altul.
După înscrierea în evidențe a unităților biblioteconomice donate și întocmirea actelor contabile, aceste publicații devin bunuri ale bibliotecii primitoare.
Persoanele sau instituțiile doritoare se pot adresa la sediul Bibliotecii Județene „V. Voiculescu” Buzău – Compartimentul „Achiziții Completare - Dezvoltarea Colecțiilor”, str. Unirii, nr. 140 A, tel. 0238721509 (int. 109), de luni până vineri între orele 8.00 – 16.00.
Orice titlu adăugat la fondul nostru de publicații este binevenit!
